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Guarda, sincroniza y comparte tus archivos en la escuela con facilidad.

 

Hoy toca turno a Google Drive, la herramienta de Google para la gestión de archivos.

Continuando con las herramientas del post «Back to school«, el cual ya se ha convertido en una serie debido a que ha tenido muy buena aceptación en la Comunidad Pymes +ROI.

En este post te compartiré como utilizarlo para ayudarte a organizar tus estudios, trabajos en equipo y tareas de la escuela.

Google Drive es una gestor de archivos que los almacena en un solo lugar de forma segura, pudiendo accesarlos desde cualquier pc o dispositivo móvil con conexión a internet.

 

Organiza tus estudios al máximo con Google Drive.

 

A continuación te enseñaré 3 maneras de como aprovechar las funciones de Google Drive enfocadas a la escuela.

 

1) Guarda tus archivos en la nube, no en una memoria USB.

 

Pymes Memoria usbGoogle Drive te da de manera gratuita 15 GB de capacidad para almacenar archivos.

Con esta cantidad de espacio, te da y te sobra para guardar todos los archivos mínimo al menos 3 años escolares.

Admite guardar fotos, artículos, diseño, dibujos, grabaciones, vídeos y cualquier otro formato de archivo.

En la escuela puedes utilizarlo para guardar archivos que vayas a requerir posteriormente. Al ser almacenados en la nube, estarán más seguros y siempre disponibles.

A diferencia de guardarlos en una memoria usb donde si se te llega a perder, estropear o se presenta algún incidente, casi seguro que pierdes todo.

Ejemplo de uso: necesitas guardar el archivo con el formato que te dio tu maestro para entregar tu tarea o trabajo.

Debes previamente iniciar sesión en Google Drive, guardar el archivo y compartirlo con tus compañeros de clase.

Posteriormente podrán utilizar el mismo archivo, accesarlo, editarlo y compartirlo entre todos.

 

2) Proteje tu datos.

 

Pymes Proteccion datos

Google Drive te proporciona varios mecanismos para garantizar la protección de tus datos.

El objetivo principal de cara al usuario es garantizar la seguridad de tu archivos.

Para ello implementa varios mecanismos para lograrlo:

  • Un panel de administración para la gestión de archivos (compartir con otras personas, borrar, ocultar, mantener privado).
  • Reglas de Prevención de Datos (PPD): sirve para que tu establezcas reglas de quien si y no puede accesar a tus archivos, establecer personas de confianza en el acceso a estos, por mencionar solo algunos.

Escenario: necesitas compartir uno o varios archivos con ciertas personas.

Una manera de hacerlo es enviando el archivo via email, pero si el archivo es muy grande no lo podrás hacer.

El buzón de salida de cualquier gestor de email tiene una capacidad máxima de tamaño de archivo.

Como alternativa y solución puedes compartir el archivo en Google Drive, especificando tu:

  • Los correos de las personas que quieres que tengan acceso.
  • O generas un link del archivo, el cual podrás enviar vía email o whatsapp a las personas que requieras compartirlo.
  • Ellas solo tendrán que hacer clic en él para descargar el archivo.

 

3) Disponibilidad de tu información las 24 horas los 365 días del año.

 

Pymes GoogleUna de las mayores ventajas de Google Drive es la disponibilidad de tu información en cualquier momento.

Podrás accesar a tus archivos desde cualquier pc o dispositivo móvil con una con una conexión a internet.

Escenario: te dejan un trabajo en equipo y se requiere hacerlo en campo.

Tu maestro les pidió soportar su trabajo con material adicional a la redacción del mismo, como son fotos, vídeos o archivos de audio.

Acuden al sitio a recabar la información que necesitan y para hacer la documentación, utilizas tu celular, tomas fotos y vídeos.

Se llevan todo el día, fue un arduo trabajo realizado.

Una vez que ya tengas todos los archivos de la documentación recabada, procedes a subir los archivos generados a Google Drive.

Con ello, posteriormente previa configuración para compartirlos (punto 2), tu y tus compañeros podrán accesar a estos.

Teniendo el acceso bajarán los archivos para su edición y formato para su trabajo final.

No tuviste que enviarlos por email, tampoco pasar una memoria usb entre todos tus compañeros, ni nada similar.

Utilizaste como repositorio a Google Drive para compartir la información con las personas necesarias.

 

Próxima parada: Google Calendar.

 

En el próximo post te contaré como usar Google Calendar para ayudarte a organizar tus estudios, trabajos en equipo y tareas en este regreso a clases.

 

Conclusiones.

¿Qué te ha parecido Google Drive?

Después de haber leído los usos que puedes darle, ¿qué otro uso se te ocurre darle a esta herramienta?

Compártenos tus comentarios.

 

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